3 claves para organizar megaeventos

Briseida Cóndor Villanueva
CEO Classiscorp

Un megaevento es un acontecimiento cuyo impacto traspasa las fronteras, convocando la atención de los asistentes, pero provocando al mismo tiempo una repercusión a nivel regional o global. El Perú ha sido sede de muchos, empezando por el más reciente: los Juegos Panamericanos y Parapanamericanos Lima 2019. Nosotros, desde Classis, los conocemos muy bien, después de haber participado en megaeventos como las Reuniones Anuales de las Juntas de Gobernadores del Grupo del Banco Mundial (GBM) y del Fondo Monetario Internacional (FMI) del 2015, el Foro de Cooperación Económica Asia-Pacífico (APEC) del 2016, la 130ª Sesión del Comité Olímpico Internacional del 2017, el Rally Dakar del 2018, y la VIII Cumbre de las Américas del 2018, entre otros.

Como debe ser, la principal característica de los megaeventos es que estos llegan a congregar la presencia de participantes de múltiples nacionalidades, acostumbrados a una atención y cuidados de estándares de primer mundo. No es para menos: los speakers, por lo general, son representantes de países, de gobiernos e instituciones globales. Bajo ese enfoque, ¿qué deben hacer las empresas de organización de eventos empresariales para estar a la altura de este desafío? Para responder esta pregunta comparto tres ejes que hemos identificado desde Classis a partir de nuestra experiencia.

  1. Planificación

El punto de partida de cualquier evento es la planificación. Pero, en el caso de los megaeventos, existen tantos aspectos por cubrir, desde el número de personas que se atenderán, hasta la tecnología y la infraestructura que soportarán todas nuestras acciones, que no se nos puede escapar ni un solo detalle. En este punto debemos considerar algunos temas que serán determinantes para el éxito o fracaso: el presupuesto, el cronograma, los proveedores correctos y las actividades que se llevarán a cabo.

  1. Concepto

El segundo pilar es el concepto. Aquí hablamos del desarrollo de una identidad gráfica coherente con los objetivos del megaevento, que exprese y respire el motivo sobre el cual se desarrollarán las experiencias de los asistentes. Por esa razón no se trata solo de ‘brandear’ los diferentes espacios con el logo o los colores de las organizaciones que convocan el megaevento, es crear un contenido que llegue a ser inolvidable para los asistentes por su valor y significado.

  1. Hospitality

Este concepto va más allá de crear experiencias únicas e inolvidables a los asistentes: es poder ofrecerles a los organizadores del evento soluciones 360º para sus clientes/participantes, ocupándonos de sus necesidades desde que llegan hasta que se retiran, con un enfoque UX (User Experiencie), para que la relación entre el megaevento y los asistentes se fortalezca en cada interacción, enriqueciendo su experiencia con cada minuto que pasan en el recinto.

Es verdad que muchos de los requerimientos técnicos y procesos están estandarizados y homologados por las mismas organizaciones, que desarrollan estas acciones en otros países desde hace muchos años. Sin embargo, las empresas de eventos corporativos elegidas poseen el reto de imprimir su propio sello, aportando aquellos conceptos que marcarán la diferencia durante la realización del megaevento. Es un desafío enorme que conocemos bastante bien, pero son muchas las ventajas que podemos aprovechar, tomando mano de nuestra riqueza cultural, la gastronomía y sobre todo la calidez que identifica a los peruanos.

No lo olvidemos: un megaevento es más que un acontecimiento único. Permanecerá en el recuerdo de las personas que lo viven localmente, pero posee la gran responsabilidad de generar un impacto a nivel mundial.


Confirmado: los megaeventos mundiales ya tienen firma peruana

Briseida Cóndor Villanueva
CEO Classiscorp

Desde la cumbre de la APEC, realizada en el año 2008, hasta los Panamericanos y Parapanamericanos Lima 2019; el Perú ha demostrado que no tiene nada que envidiarles a otras naciones en cuanto a la organización de megaeventos. Al contrario, nuestro país ya se ha consolidado como un hub en la región.

¿En dónde radica nuestra clave del éxito? Como parte de la industria de eventos podemos dar fe de que el Perú tiene, como ases bajo la manga, una amplia oferta cultural, una tradición gastronómica única y lo principal: el trato cálido y de primer nivel de su gente. Asimismo, desde nuestra experiencia podemos afirmar que el sector ha logrado niveles mundiales en cuanto a organización y profesionalización. Contamos con una gran infraestructura para eventos de primer nivel, tal como lo demuestran el Lima Centro de Convenciones (LCC), el Parque de las Aguas y el Gran Teatro Nacional, entre otros.

A ello se agrega una creciente oferta en el segmento corporativo del sector hotelero. Las grandes cadenas hoteleras internacionales se han adaptado a la demanda de la industria de eventos, ofreciendo servicios e infraestructura de primera calidad.

Eventos realizados

Y este alto nivel se ha demostrado desde el 2014, cuando -coincidentemente- se incrementó el número de eventos de grandes proporciones realizados en nuestro país. Así, ese año se realizó la Vigésima Edición de la Conferencia de las Partes (COP por sus siglas en inglés) de la Convención Marco de las Naciones Unidas sobre el Cambio Climático, que movilizó a 12 mil personas de diversos países del mundo.

Hacia el siguiente año, en el 2015, se realizaron tres megaeventos de gran envergadura: el XIII Congreso Mundial de la Organización de las Ciudades del Patrimonio Mundial en Arequipa, el XXIII Congreso Interamericano de Ministros y Altas Autoridades de Turismo de la OEA, y las Juntas de Gobernadores del Grupo del Banco Mundial y del Fondo Monetario Internacional. A esta última vinieron 11 mil visitantes y mil periodistas. Y en el 2016, nuestro país nuevamente fue anfitrión de la APEC.

Experiencia probada

La organización de eventos corporativos y congresos internacionales posteriores logró estándares de calidad global. Basta mencionar que en los tres últimos años se han realizado más de 11 megaeventos, tales como la visita del Papa Francisco, las ediciones del Rally Dakar, la Octava Edición de la Cumbre de las Américas, la 130a Sesión del Comité Olímpico Internacional o, recientemente, los Juegos Panamericanos y Parapanamericanos Lima 2019.

Y se vienen más. Por ejemplo, ya se anunció la postulación del Perú para el Mundial de Fútbol Sub 20 del 2021, en donde competirá con Brasil e Indonesia. La decisión final se tomará el 24 de octubre y estamos seguros de que, si somos elegidos, estaremos dando la talla con una organización de primer nivel.

Como Classis tuvimos el honor de participar en algunos de los eventos mencionados, así como también fuimos partícipes en tres ediciones de la Fería Internacional Perú Moda, y dos del Rally Dakar. Asimismo, durante octubre y noviembre de este año estaremos encargados del desarrollo de dos megaeventos que nos colocarán en la vitrina mundial: el XXVI Congreso Latinoamericano de Avicultura (OVUM 2019), que reunirá a 5 mil personas de la región e invitados internacionales de Europa, Asia y Norteamerica, y el III Congreso de Áreas Protegidas de Latinoamérica y el Caribe, que tiene prevista la participación de 2.500 invitados de diferentes países.

Como profesionales y peruanos, nos sentimos orgullosos de participar en la organización de estos eventos, donde seremos capaces de demostrar una vez más el nivel de profesionalismo de la industria que conformamos.


Mira “fuera de la caja”: un maestro de ceremonias puede ser quien menos esperas

Roxana Cóndor
Directora Comercial.

Haz el siguiente ejercicio: piensa en todo lo que necesitas para un evento. Recinto, ambientación, estructuras, luces, música, bebidas, anfitriones, etc. Quizás en esa lista no estás considerando a un moderador o un maestro de ceremonias. Tal vez pienses dejar esa elección a tu agencia organizadora de eventos.

En Classis proponemos que la elección del rostro al frente de un evento es una oportunidad para pensar diferente y ser disruptivos. ¿Por qué una conferencia sobre transformación digital, dirigida a un segmento millennial, no podría ser moderada por un ‘youtuber’ o un ‘tekkie’? ¿O tener como speaker a un reconocido emprendedor para el lanzamiento de una novedosa línea de productos masivos? ¿Podríamos contar como presentador de un evento farmacéutico a un cocinero famoso?

Abanico amplio

Con este enfoque, la lista de posibilidades se amplía más allá de lo tradicional. Al público le gusta sentir la empatía de lo cotidiano. Por ejemplo, no saben lo cómodo que sería ver a Renato Cisneros (quien siempre aprovecha los canales digitales y tradicionales para hablar de su experiencia como padre) dirigiendo un evento sobre productos de maternidad. O a una Chiara Pinasco y su mascota, siendo maestra de ceremonias de un producto de uso veterinario. ¡Yo los oiría con atención!

¿Qué lograríamos con elegir a alguien así? Que la experiencia del evento perdure en la mente de nuestros clientes y su público objetivo.

Algunos criterios

Toma nota. Estas son las cuatro cosas que pienso cuando tengo que hacer esta elección.

  1. Un perfil motivador. El moderador debe hacernos sentir cómodos.
  2. Una persona que tenga ‘feeling’ con la marca. Que pueda conectar con ella a través de su profesión o sus gustos personales.
  3. Que exista empatía. Si no se logra conectar de manera orgánica con el público, no tendremos el efecto deseado.
  4. Una buena trayectoria. Debemos analizar si el moderador comparte los valores de la marca sin generar controversia.

La siguiente vez que planees un evento, piensa “fuera de la caja” y no desaproveches estos aspectos que pueden aportar al retorno de la inversión que destinas a un evento.