Briseida Cóndor Villanueva
CEO Classiscorp

Un megaevento es un acontecimiento cuyo impacto traspasa las fronteras, convocando la atención de los asistentes, pero provocando al mismo tiempo una repercusión a nivel regional o global. El Perú ha sido sede de muchos, empezando por el más reciente: los Juegos Panamericanos y Parapanamericanos Lima 2019. Nosotros, desde Classis, los conocemos muy bien, después de haber participado en megaeventos como las Reuniones Anuales de las Juntas de Gobernadores del Grupo del Banco Mundial (GBM) y del Fondo Monetario Internacional (FMI) del 2015, el Foro de Cooperación Económica Asia-Pacífico (APEC) del 2016, la 130ª Sesión del Comité Olímpico Internacional del 2017, el Rally Dakar del 2018, y la VIII Cumbre de las Américas del 2018, entre otros.

Como debe ser, la principal característica de los megaeventos es que estos llegan a congregar la presencia de participantes de múltiples nacionalidades, acostumbrados a una atención y cuidados de estándares de primer mundo. No es para menos: los speakers, por lo general, son representantes de países, de gobiernos e instituciones globales. Bajo ese enfoque, ¿qué deben hacer las empresas de organización de eventos empresariales para estar a la altura de este desafío? Para responder esta pregunta comparto tres ejes que hemos identificado desde Classis a partir de nuestra experiencia.

  1. Planificación

El punto de partida de cualquier evento es la planificación. Pero, en el caso de los megaeventos, existen tantos aspectos por cubrir, desde el número de personas que se atenderán, hasta la tecnología y la infraestructura que soportarán todas nuestras acciones, que no se nos puede escapar ni un solo detalle. En este punto debemos considerar algunos temas que serán determinantes para el éxito o fracaso: el presupuesto, el cronograma, los proveedores correctos y las actividades que se llevarán a cabo.

  1. Concepto

El segundo pilar es el concepto. Aquí hablamos del desarrollo de una identidad gráfica coherente con los objetivos del megaevento, que exprese y respire el motivo sobre el cual se desarrollarán las experiencias de los asistentes. Por esa razón no se trata solo de ‘brandear’ los diferentes espacios con el logo o los colores de las organizaciones que convocan el megaevento, es crear un contenido que llegue a ser inolvidable para los asistentes por su valor y significado.

  1. Hospitality

Este concepto va más allá de crear experiencias únicas e inolvidables a los asistentes: es poder ofrecerles a los organizadores del evento soluciones 360º para sus clientes/participantes, ocupándonos de sus necesidades desde que llegan hasta que se retiran, con un enfoque UX (User Experiencie), para que la relación entre el megaevento y los asistentes se fortalezca en cada interacción, enriqueciendo su experiencia con cada minuto que pasan en el recinto.

Es verdad que muchos de los requerimientos técnicos y procesos están estandarizados y homologados por las mismas organizaciones, que desarrollan estas acciones en otros países desde hace muchos años. Sin embargo, las empresas de eventos corporativos elegidas poseen el reto de imprimir su propio sello, aportando aquellos conceptos que marcarán la diferencia durante la realización del megaevento. Es un desafío enorme que conocemos bastante bien, pero son muchas las ventajas que podemos aprovechar, tomando mano de nuestra riqueza cultural, la gastronomía y sobre todo la calidez que identifica a los peruanos.

No lo olvidemos: un megaevento es más que un acontecimiento único. Permanecerá en el recuerdo de las personas que lo viven localmente, pero posee la gran responsabilidad de generar un impacto a nivel mundial.