#HistoriasClassis: ¿Cómo convertir un evento en una noche inolvidable?
Hacer un evento de por sí no es sencillo. Y, si se trata de diseñar y construir un concepto que exprese el valor de una marca emblemática, es más complejo todavía. Ese fue precisamente el desafío a la hora de enfrentar el enorme reto de organizar el evento para el relanzamiento del representativo edificio de la sede central del BBVA Perú, que entonces todavía se llamaba BBVA Banco Continental. Entre noviembre de 2010 y octubre de 2011, los líderes del banco se propusieron modernizar la fachada exterior del banco, cambiándola por completo.
Para ese entonces, el icónico edificio cubierto de cerámicos anaranjados no solo no representaba el esfuerzo de transformación digital emprendido por el banco, sino que el estilo de la fachada exterior tampoco reflejaba los cambios que habían experimentado en paralelo otras torres de la zona financiera de San isidro. Entonces, para la fecha en la que se concluyeron los trabajos de remodelación, nos solicitaron hacernos cargo del evento de relanzamiento, que incluyó la transformación de la nueva torre y los ingresos principales.
¿POR DÓNDE EMPEZAR?
En junio de 2012 el BBVA nos encargó conceptualizar dos eventos nocturnos, uno principal dirigido a clientes, y otro al día siguiente para colaboradores, para comunicar la importancia que tenía este cambio, tanto fuera como dentro del banco. Cómo sería de relevante esta reinauguración del edificio principal, que incluso el entonces Presidente del BBVA a nivel global, Francisco González, viajó desde España exclusivamente para estar presente ese día. Pero, como es evidente, y dada la relevancia de la marca, no solo era hacer un cóctel de noche.
Con el equipo, como sucede cada vez que nos encargamos de desarrollar un proyecto, vimos oportuno tomar como pretexto el relanzamiento del edificio para narrar, de forma gráfica y musical, la importancia de la marca a lo largo de más de 60 años de historia desde su fundación. Entonces, además de inaugurar su nuevo e impresionante sistema de luces LED, les propusimos usar una pantalla gigante donde se proyectarían imágenes icónicas, década por década, desde 1950, de la historia del mundo, del Perú y del banco.
La musicalización del video sería en vivo, a cargo nada menos que de una Orquesta Sinfónica, que empezó tocando canciones de Elvis Presley, pasando por los Rolling Stones, el grunge de los noventas, hasta el pop más actual. Por otro lado, como la sede central del BBVA posee anfiteatros internos, aprovechamos el espacio para ubicar en cada rincón diferentes propuestas musicales, desde violines clásicos hasta DJ’s electrónicos en vivo. Los protagonistas de la noche fueron los fuegos artificiales, que animaron a todos a mirar al cielo.
De esta forma, convertimos una reinauguración en una clase de historia, en la que los participantes, una noche 1.500 y la segunda 1.000 personas, se llevaron un poco del banco en sus corazones. Si quieres convertir tu evento en un momento que nadie olvidará, ¡cuenta con nosotros!
Seminarios y foros: conecta tu marca a través de contenido especializado
Hoy, que el mundo de los negocios avanza a una velocidad para la que no todos estaban preparados, los espacios para reforzar el conocimiento son vitales. En este contexto, ¿te imaginas ofrecerles a tus clientes o potenciales consumidores espacios para escuchar casos prácticos que les serán de utilidad en su día a día, o ponerlos en contacto con speakers que les añadirán valor a sus especialidades profesionales? Sí, es posible, sobre todo para casos de empresas que se encuentran en rubros altamente sofisticados, donde sus principales voceros, sin importar el sector, poseen información imprescindible en temas de innovación o nuevas tecnologías. Para estas empresas, con limitadas posibilidades de generar estrategias de marketing, los foros y seminarios son una solución.
A través de conversatorios, charlas y exposiciones orales, relacionadas siempre con el core del negocio de la empresa que convoca a los asistentes, es posible conectar a la marca con su audiencia, utilizando el conocimiento como canal de promoción. Por ejemplo, un portal web inmobiliario podría realizar un congreso de tendencias inmobiliarias, invitando exclusivamente empresas del sector construcción; una empresa especializada en la venta de alimento para granjas acuícolas podría crear un foro especializado en productividad acuícola, dirigido a empresas del sector; o una empresa proveedora de tecnología podría crear un seminario sobre nuevas tecnologías, robótica o Inteligencia Artificial. El éxito estará en invitar a empresas clave del sector.
6 CLAVES A TENER EN CUENTA
A la hora de conceptualizar un foro o seminario debemos tener en cuenta:
- Conocer qué espera la audiencia: Es esencial que los organizadores del seminario conversen con sus clientes para saber de primera mano qué temas les interesa o a qué speakers quieren escuchar. Como en toda relación de negocio, es importante entender al público objetivo. De lo contrario, se corre el riesgo de ofrecer una programación que no genera conexión ni interacción.
- Contenido de calidad: Una vez que tenemos claro cuáles son los temas que generan más interés en la audiencia, convocar a los speakers más preparados para hablar del tema, capaces de compartir casos de éxito que hayan vivido o que les haya tocado liderar. Será vital coordinar con anticipación el enfoque de cada charla para evitar sorpresas. Un speaker internacional siempre sorprende.
- Elegir el día y la hora correcta: Tan importante como el tema es elegir el momento adecuado, así como la duración, ya que un foro podría durar desde dos horas hasta dos días, dependiendo del tema y de la proporción de asistentes que queremos convocar. Existen públicos para los que es mejor asistir a un foro por la mañana, entre las 8:00 am y las 12:00 pm. Otros prefieren a partir de las 7:00 pm.
- Transformar el evento en experiencia: No olvidemos que los foros obedecen a un plan de marketing. En ese sentido, podemos marcar la diferencia mezclando conocimiento con situaciones lúdicas que nos ayuden a reforzar el mensaje, desde un presentador que anime a la audiencia con un momento para la comedia, o un chef que haga cocina en vivo. Eso genera impacto y conecta más.
- Oportunidades para networking: Una de las cosas más interesantes de los eventos corporativos es permitir el encuentro entre colegas que no se conocen personalmente. Por eso, es importante dedicar una parte de la programación para este fin, especialmente para que representantes de tu empresa conecten con potenciales clientes en un ambiente más relajado para hablar de negocios.
- Ofrecer continuidad: Finalmente, es importante que el seminario o foro no se pierda en el tiempo. Para ese fin, podemos ponerles números a nuestros encuentros, como “Primer Encuentro de …”, para al segundo año convocar al “Segundo Encuentro de…”. Esa visión de sostenibilidad le añade seriedad a tu propuesta y te posiciona como líder del tema dentro de tu sector.
Si eres una empresa especializada, y no sabes por dónde empezar, búscanos. Nosotros te ayudaremos a conceptualizar ese evento que conectará a tu marca con tus clientes, a partir del contenido correcto.
El enfoque UX: por y para el participante
La Experiencia de Usuario o UX es un término que actualmente se aplica a muchos rubros. Si bien se empezó a utilizar como un elemento esencial en el proceso de diseño de plataformas digitales por expertos de la industria tecnológica, el enfoque UX se aplica en la actualidad a todo tipo de actividad. ¿Por qué? Porque se trata de pensar en lo que el cliente percibe al entrar en contacto con un producto, servicio o situación, más allá de los procesos de producción que se llevaron a cabo. Entendida la UX de esta forma, existen rastros del uso del concepto a inicios de la Revolución Industrial, cuando la producción en masa, con miras a la fidelización del cliente, apostó por la optimización de productos y servicios. El tiempo solo ha conseguido reafirmar la importancia del consumidor como protagonista en el proceso de producción.
Entonces, la UX aplicada a cualquier modelo de negocio, reconoce el papel protagónico del cliente. Ahora, llevemos el término al terreno de los eventos y preguntémonos cómo podemos lograr la total satisfacción del asistente, pensado exclusivamente en la experiencia que se llevará al entrar en contacto con el espacio, el contenido, el programa, el concepto gráfico, la infraestructura, entre otros aspectos propios del evento. Lo primero que hay que hacer es investigar cómo piensa y qué es lo que más valorará el participante. Lo segundo será definir un pack de soluciones que satisfagan sus necesidades, sin dejar de cumplir con los objetivos de negocio de los organizadores, patrocinadores y exhibidores.
No es tan sencillo, pero, a la hora de crear una buena experiencia de usuario ayuda mucho tener en cuenta estos tres factores:
- UTILIDAD. El participante debe sentir, al irse, que ha invertido su tiempo en una experiencia memorable, que lo ha enriquecido como persona.
- ACCESIBILIDAD. Debemos considerar cuán fácil resulta para un usuario entrar en contacto con el concepto que se busca transmitir en el evento.
- IINTERACCIÓN. Debe haber un sólido enlace que permita apreciar con claridad la oferta de valor de la marca que organiza o patrocina el evento.
Un evento que ofrezca una auténtica experiencia UX al asistente pondrá a la marca que representa en un expectante primer lugar en términos de vínculo emocional. En resumen, un evento UX sabrá ubicar al usuario en el centro y, desde ahí, observar cuáles son sus puntos de dolor, sus intereses o sus reparos a la hora de utilizar un determinado producto y hacerlo parte de su vida cotidiana.
En Classis tenemos la capacidad y los recursos para crear eventos UX a la medida del producto que se quiera resaltar, toda una puesta en escena diseñada tras un meticuloso análisis del cliente o usuario, para quien se elabora esta experiencia. Sabemos cómo crear esa conexión que propicie que la relación con el cliente sea cada vez más fluida y menos rígida. En pocas palabras, una relación sólida, feliz y perdurable.
¿Cómo conectar a las marcas con las nuevas generaciones?
Los millennials son una generación retadora: están a años luz de quienes los antecedieron y resulta imposible encasillarlos. Para aquellos nacidos entre 1980 y 1995, el cambio, la innovación y el constante cuestionamiento al statu quo, constituyen atributos propios de su naturaleza. ¿Cómo lograr diseñar eventos para nuestros clientes que conecten con sus intereses, a partir de propuestas en las que las nuevas generaciones encuentren valor? Pensando en esta pregunta, encontramos cuatro claves que debemos considerar si estamos pensando realizar un evento con los millennials como público objetivo.
- Tecnología. Es un elemento indispensable para el millennial. Por naturaleza, son grandes consumidores de innovaciones tecnológicas, precisamente porque muchos gadgets y aplicaciones se diseñaron pensando en ellos. Bajo esa lógica, la hiperconectividad es el rasgo que más los define. Para un millennial, su smartphone es una extensión de su cuerpo. Por eso, en la organización de un evento para millennials, es indispensable contar con una potente conexión a Wi-Fi. Y, de ser posible, poner a su disposición una aplicación que le permita interactuar con otros asistentes, compartir experiencias y sobre todo expresar lo que piensa.
- Redes sociales. A partir del vínculo con la tecnología surge su permanente necesidad de conectarse con el mundo a través de sus redes sociales. Facebook, Instagram, YouTube y LinkedIn, principalmente, forman parte de su día a día, y usan cada red para diferentes fines. En ese sentido, en un evento para millennials, no puede faltar una estrategia de redes sociales, con hashtags creativos y potentes, que les permitan compartir sus experiencias en internet. Paralelamente debemos ofrecer un catálogo de momentos dignos de ser viralizados por sus redes, pensando también en que el evento gane protagonismo en el ámbito digital.
- Sostenibilidad. La faceta más reflexiva en la personalidad de los millennials es su sincero compromiso con el planeta. Consecuencia directa de su hiperconexión, poseen un profundo interés por el cuidado del medio ambiente. Como están expuestos a mucha información, son conscientes de cuán importante es generar un cambio al más alto nivel. Por eso, a la hora de pensar un evento dirigido a millennials, debemos considerar ofrecerles pruebas tangibles de que estamos organizando un evento con un genuino compromiso con la sostenibilidad, desde la elección del lugar y el respeto por el espacio (si se trata de un lugar al aire libre), hasta configurar un evento carbono neutral, que genere una mínima huella de carbono.
- Influencers. Hijos legítimos de las nuevas tecnologías y las redes sociales, los influencers se han convertido en los líderes de opinión de esta generación. Entre un influencer y sus seguidores existe una horizontalidad que los hace tremendamente próximos, a pesar de que el contacto es virtual. Un influencer es, básicamente, alguien que comparte de manera constante experiencias honestas con sus seguidores, convirtiéndose en referentes culturales, estéticos y morales. La participación de uno o más influencers en un evento puede ser un enorme acierto a nivel organizativo. Pero, la credibilidad y la autenticidad del influencer, así como la legitimidad de su discurso en el marco del evento, son capitales.
Ahora que ya sabes cómo llegar a los millennials, diseña un evento memorable. Y, si necesitas ayuda, búscanos. Nuestra experiencia en este rubro te ayudará a conceptualizar un momento para conectar a tu marca con el público millennial.
Lima vivió la experiencia OVUM 2019
El ambiente perfecto para los negocios. Así calificaron decenas de participantes a las tres jornadas del XXVI Congreso Latinoamericano de Avicultura OVUM 2019, quienes quedaron satisfechos con las soluciones pensadas en el usuario que estuvieron disponibles en el megaevento, que congregó a más de 6.000 personas de la región, Estados Unidos, Asia y Europa, en un espacio de 50.000 m2. Briseida Cóndor, CEO de Classis Corp, comparte las claves que le permitieron al OVUM 2019 superar las expectativas de organizadores, speakers, firmas expositoras y asistentes.
4 FACTORES DE ÉXITO
- El diseño orgánico, intuitivo y equidistante, con un enfoque UX, para que el recorrido hacia los diferentes espacios fluya con naturalidad.
- Una ubicación frente al Océano Pacífico, que motivó a que los líderes de la industria avícola mundial muestren su entusiasmo y decidan participar en este evento.
- La ampliación de los servicios durante el congreso respecto a las versiones realizadas en años anteriores, con salas y recintos para la innovación y un comedor para atender a más de 4.000 personas de forma simultánea.
- La estupenda calificación de los speakers, los contenidos científicos del congreso, la inclusión de áreas para el desarrollo del Startup Conector y una Hackathon.
EXPERIENCIA COMO EJE
Un recorrido por las instalaciones del evento permitió confirmar las bondades que brindó el OVUM 2019 a sus asistentes. Las amplias áreas de acreditación, con personal que hizo uso de tecnología de punta para certificar las identidades rápidamente, estaban secundadas por un pasadizo que terminaba en el corazón el evento: la plaza central, coronada por pantallas Led, donde se mostraba información de las conferencias científicas que se desarrollaron en las cinco salas.
Este vestíbulo conectaba a los tres anillos concéntricos, en los que estaban ubicados los 600 stands de las 260 compañías expositoras. Estos pasadizos se dirigían de manera equidistante a las salas y el amplio comedor. El recorrido, corto, inclusivo y de fácil acceso para personas con discapacidad, era la principal característica que resaltaba a la vista, generando comentarios positivos de parte de los asistentes.
La tecnología fue clave para potenciar la experiencia. Gracias a una aplicación, creada especialmente para el OVUM 2019, los asistentes pudieron seguir de cerca el programa del congreso, comunicarse con las empresas expositoras e interactuar con otros participantes. “Hemos registrado a más de 6.000 personas, casi 50% más del aforo inicial estimado”, confirma la CEO de Classis Corp, empresa responsable de diseñar y producir este concepto innovador e integral, y que estuvo a cargo del desarrollo de soluciones pensadas en el usuario. ¡Fue todo un éxito!
OVUM 2019, un megaevento de clase mundial
Los megaeventos no solo se definen así por congregar a miles de personas. Tampoco se llaman de esa forma por el uso de tecnología de punta ni por utilizar un magnífico espacio en la ciudad. Se califican como megaeventos principalmente aquellos que poseen estándares globales, ya que se desarrollan a solicitud de gremios privados con convocatoria mundial, así como entidades del Estado con capacidad de invitar a representantes de otros gobiernos. Ese es el caso del XXVI Congreso Latinoamericano de Avicultura, organizado este 2019 por la Asociación Peruana de Avicultura (APA). Hace casi dos años, Classis Corp se sumó a la APA para que el Perú califique como sede, con OVUM 2019 como concepto, una propuesta innovadora y disruptiva, transformando el tradicional evento bajo criterios de integración y hospitalidad. Hoy, a pocos días de desarrollarse este megaevento, que será del 9 al 11 de octubre, repasamos los principales retos que enfrentaron los organizadores.
Este año se espera la llegada de más de 5.000 participantes de diferentes latitudes, quienes entrarán en contacto con 260 empresas expositoras, que compartirán los últimos avances y tendencias en servicios para la industria avícola. Por otro lado, el OVUM 2019 presentará a 95 speakers de talla mundial, como Ken Hughes (Irlanda), Isha Datar (USA) y Taddy Hall (USA), reconocidos gurúes de este sector. “Es un buen ejemplo de organización integral, ya que contempla la implementación logística, el desarrollo de contenido científico y la realización de actividades sociales”, comenta Briseida Cóndor, CEO de Classis, empresa a cargo de la gestión y operación logística del evento, desde la inauguración hasta la ceremonia de clausura.
SIMETRÍA Y HOSPITALITY
Respecto del diseño, Ricardo Gómez de la Torre, Director Creativo de Classis, explica que se ha configurado un eje central, en forma de plaza, que estará lleno de pantallas Led con información de los expositores y contenidos relevantes, desde donde partirán en forma equidistante 3 anillos que conforman el área ferial. Al final de cada pasadizo, el participante podrá recorrer la misma distancia para acceder a cualquiera de las cinco salas de contenidos, el patio de comidas, el ‘foyer’ o la zona de registro. La sala plenaria, donde se llevarán a cabo las principales exposiciones, tiene capacidad para 1.800 personas. Las salas más pequeñas, destinadas a las charlas, tienen capacidad para 500 personas, y serán complementadas con streaming. Adicionalmente se contará con espacios para actividades como el Startup Conector, en el que empresas del ecosistema digital compartirán sus herramientas tecnológicas para la industria avícola; o la Hackathon, donde jóvenes talentosos desarrollarán durante tres días soluciones de tecnología para el sector.
IDENTIDAD Y VISIÓN
“Cada sala posee nombres relacionados con nuestra historia, como Machu Picchu, Paracas, Caral, Chavín y Nazca, y lleva una identidad gráfica y audiovisual que expresa la cultura peruana”, comentó Briseida Cóndor. A decir de ella, a diferencia de otros congresos latinoamericanos de avicultura, esta es la primera vez que se traza un concepto integral, ya que se hizo pensando en las necesidades del evento, y no del espacio. Son más de 70.000 mt2, pero, gracias a la equidistancia con la que se definió el trazo, las personas tendran acceso a todos los servicios y experiencias que ofrece el proyecto.
Por otro lado, pensando en ser un evento inclusivo, se establecieron rampas de acceso para personas en situación de discapacidad y servicios diseñados para atender sus necesidades, de tal manera que todos puedan acceder y disfrutar del evento. Pensar en todos estos detalles requirió del trabajo de más de 30 personas en un inicio, que trabajaron desde hace casi dos años conceptualizando cada detalle. Hoy, el resultado se respira a cada paso. Mención especial merece la participacion del equipo de voluntarios, de distintas edades, que se sumarán al esfuerzo por ofrecer una experiencia memorable.
Gracias a esta propuesta liderada por la APA, e implementada por Classis Corp, el Perú obtuvo la sede del XXVI Congreso Latinoamericano de Avicultura; declarado evento de interés nacional. Este esfuerzo ha comprometido al Estado, al sector privado y a diversas empresas, que apostaron por el reto de establecer nuevos criterios y alcances de innovación en este proyecto.
El OVUM 2019 representa la forma en la que compartiremos con la comunidad avícola internacional las fortalezas de la industria de eventos en el Perú.
3 claves para organizar megaeventos
Briseida Cóndor Villanueva
CEO Classiscorp
Un megaevento es un acontecimiento cuyo impacto traspasa las fronteras, convocando la atención de los asistentes, pero provocando al mismo tiempo una repercusión a nivel regional o global. El Perú ha sido sede de muchos, empezando por el más reciente: los Juegos Panamericanos y Parapanamericanos Lima 2019. Nosotros, desde Classis, los conocemos muy bien, después de haber participado en megaeventos como las Reuniones Anuales de las Juntas de Gobernadores del Grupo del Banco Mundial (GBM) y del Fondo Monetario Internacional (FMI) del 2015, el Foro de Cooperación Económica Asia-Pacífico (APEC) del 2016, la 130ª Sesión del Comité Olímpico Internacional del 2017, el Rally Dakar del 2018, y la VIII Cumbre de las Américas del 2018, entre otros.
Como debe ser, la principal característica de los megaeventos es que estos llegan a congregar la presencia de participantes de múltiples nacionalidades, acostumbrados a una atención y cuidados de estándares de primer mundo. No es para menos: los speakers, por lo general, son representantes de países, de gobiernos e instituciones globales. Bajo ese enfoque, ¿qué deben hacer las empresas de organización de eventos empresariales para estar a la altura de este desafío? Para responder esta pregunta comparto tres ejes que hemos identificado desde Classis a partir de nuestra experiencia.
- Planificación
El punto de partida de cualquier evento es la planificación. Pero, en el caso de los megaeventos, existen tantos aspectos por cubrir, desde el número de personas que se atenderán, hasta la tecnología y la infraestructura que soportarán todas nuestras acciones, que no se nos puede escapar ni un solo detalle. En este punto debemos considerar algunos temas que serán determinantes para el éxito o fracaso: el presupuesto, el cronograma, los proveedores correctos y las actividades que se llevarán a cabo.
- Concepto
El segundo pilar es el concepto. Aquí hablamos del desarrollo de una identidad gráfica coherente con los objetivos del megaevento, que exprese y respire el motivo sobre el cual se desarrollarán las experiencias de los asistentes. Por esa razón no se trata solo de ‘brandear’ los diferentes espacios con el logo o los colores de las organizaciones que convocan el megaevento, es crear un contenido que llegue a ser inolvidable para los asistentes por su valor y significado.
- Hospitality
Este concepto va más allá de crear experiencias únicas e inolvidables a los asistentes: es poder ofrecerles a los organizadores del evento soluciones 360º para sus clientes/participantes, ocupándonos de sus necesidades desde que llegan hasta que se retiran, con un enfoque UX (User Experiencie), para que la relación entre el megaevento y los asistentes se fortalezca en cada interacción, enriqueciendo su experiencia con cada minuto que pasan en el recinto.
Es verdad que muchos de los requerimientos técnicos y procesos están estandarizados y homologados por las mismas organizaciones, que desarrollan estas acciones en otros países desde hace muchos años. Sin embargo, las empresas de eventos corporativos elegidas poseen el reto de imprimir su propio sello, aportando aquellos conceptos que marcarán la diferencia durante la realización del megaevento. Es un desafío enorme que conocemos bastante bien, pero son muchas las ventajas que podemos aprovechar, tomando mano de nuestra riqueza cultural, la gastronomía y sobre todo la calidez que identifica a los peruanos.
No lo olvidemos: un megaevento es más que un acontecimiento único. Permanecerá en el recuerdo de las personas que lo viven localmente, pero posee la gran responsabilidad de generar un impacto a nivel mundial.
Confirmado: los megaeventos mundiales ya tienen firma peruana
Briseida Cóndor Villanueva
CEO Classiscorp
Desde la cumbre de la APEC, realizada en el año 2008, hasta los Panamericanos y Parapanamericanos Lima 2019; el Perú ha demostrado que no tiene nada que envidiarles a otras naciones en cuanto a la organización de megaeventos. Al contrario, nuestro país ya se ha consolidado como un hub en la región.
¿En dónde radica nuestra clave del éxito? Como parte de la industria de eventos podemos dar fe de que el Perú tiene, como ases bajo la manga, una amplia oferta cultural, una tradición gastronómica única y lo principal: el trato cálido y de primer nivel de su gente. Asimismo, desde nuestra experiencia podemos afirmar que el sector ha logrado niveles mundiales en cuanto a organización y profesionalización. Contamos con una gran infraestructura para eventos de primer nivel, tal como lo demuestran el Lima Centro de Convenciones (LCC), el Parque de las Aguas y el Gran Teatro Nacional, entre otros.
A ello se agrega una creciente oferta en el segmento corporativo del sector hotelero. Las grandes cadenas hoteleras internacionales se han adaptado a la demanda de la industria de eventos, ofreciendo servicios e infraestructura de primera calidad.
Eventos realizados
Y este alto nivel se ha demostrado desde el 2014, cuando -coincidentemente- se incrementó el número de eventos de grandes proporciones realizados en nuestro país. Así, ese año se realizó la Vigésima Edición de la Conferencia de las Partes (COP por sus siglas en inglés) de la Convención Marco de las Naciones Unidas sobre el Cambio Climático, que movilizó a 12 mil personas de diversos países del mundo.
Hacia el siguiente año, en el 2015, se realizaron tres megaeventos de gran envergadura: el XIII Congreso Mundial de la Organización de las Ciudades del Patrimonio Mundial en Arequipa, el XXIII Congreso Interamericano de Ministros y Altas Autoridades de Turismo de la OEA, y las Juntas de Gobernadores del Grupo del Banco Mundial y del Fondo Monetario Internacional. A esta última vinieron 11 mil visitantes y mil periodistas. Y en el 2016, nuestro país nuevamente fue anfitrión de la APEC.
Experiencia probada
La organización de eventos corporativos y congresos internacionales posteriores logró estándares de calidad global. Basta mencionar que en los tres últimos años se han realizado más de 11 megaeventos, tales como la visita del Papa Francisco, las ediciones del Rally Dakar, la Octava Edición de la Cumbre de las Américas, la 130a Sesión del Comité Olímpico Internacional o, recientemente, los Juegos Panamericanos y Parapanamericanos Lima 2019.
Y se vienen más. Por ejemplo, ya se anunció la postulación del Perú para el Mundial de Fútbol Sub 20 del 2021, en donde competirá con Brasil e Indonesia. La decisión final se tomará el 24 de octubre y estamos seguros de que, si somos elegidos, estaremos dando la talla con una organización de primer nivel.
Como Classis tuvimos el honor de participar en algunos de los eventos mencionados, así como también fuimos partícipes en tres ediciones de la Fería Internacional Perú Moda, y dos del Rally Dakar. Asimismo, durante octubre y noviembre de este año estaremos encargados del desarrollo de dos megaeventos que nos colocarán en la vitrina mundial: el XXVI Congreso Latinoamericano de Avicultura (OVUM 2019), que reunirá a 5 mil personas de la región e invitados internacionales de Europa, Asia y Norteamerica, y el III Congreso de Áreas Protegidas de Latinoamérica y el Caribe, que tiene prevista la participación de 2.500 invitados de diferentes países.
Como profesionales y peruanos, nos sentimos orgullosos de participar en la organización de estos eventos, donde seremos capaces de demostrar una vez más el nivel de profesionalismo de la industria que conformamos.
Mira “fuera de la caja”: un maestro de ceremonias puede ser quien menos esperas
Roxana Cóndor
Directora Comercial.
Haz el siguiente ejercicio: piensa en todo lo que necesitas para un evento. Recinto, ambientación, estructuras, luces, música, bebidas, anfitriones, etc. Quizás en esa lista no estás considerando a un moderador o un maestro de ceremonias. Tal vez pienses dejar esa elección a tu agencia organizadora de eventos.
En Classis proponemos que la elección del rostro al frente de un evento es una oportunidad para pensar diferente y ser disruptivos. ¿Por qué una conferencia sobre transformación digital, dirigida a un segmento millennial, no podría ser moderada por un ‘youtuber’ o un ‘tekkie’? ¿O tener como speaker a un reconocido emprendedor para el lanzamiento de una novedosa línea de productos masivos? ¿Podríamos contar como presentador de un evento farmacéutico a un cocinero famoso?
Abanico amplio
Con este enfoque, la lista de posibilidades se amplía más allá de lo tradicional. Al público le gusta sentir la empatía de lo cotidiano. Por ejemplo, no saben lo cómodo que sería ver a Renato Cisneros (quien siempre aprovecha los canales digitales y tradicionales para hablar de su experiencia como padre) dirigiendo un evento sobre productos de maternidad. O a una Chiara Pinasco y su mascota, siendo maestra de ceremonias de un producto de uso veterinario. ¡Yo los oiría con atención!
¿Qué lograríamos con elegir a alguien así? Que la experiencia del evento perdure en la mente de nuestros clientes y su público objetivo.
Algunos criterios
Toma nota. Estas son las cuatro cosas que pienso cuando tengo que hacer esta elección.
- Un perfil motivador. El moderador debe hacernos sentir cómodos.
- Una persona que tenga ‘feeling’ con la marca. Que pueda conectar con ella a través de su profesión o sus gustos personales.
- Que exista empatía. Si no se logra conectar de manera orgánica con el público, no tendremos el efecto deseado.
- Una buena trayectoria. Debemos analizar si el moderador comparte los valores de la marca sin generar controversia.
La siguiente vez que planees un evento, piensa “fuera de la caja” y no desaproveches estos aspectos que pueden aportar al retorno de la inversión que destinas a un evento.
¿Un evento puede acercar más la marca a su público?¡SÍ!
Gerardo del Rosario Calmet
Redactor Creativo.
Para nadie es un secreto que, en nuestros tiempos, el consumidor es más exigente con las empresas (y por ende más difícil de impresionar), el marketing de experiencias es clave para atraerlo y retenerlo. Extrapolando el concepto a la industria de eventos, es necesario impactar entre las audiencias de nuestros clientes, durante el corto plazo que nos brindan en este tipo de actividades. Más que entretenerlos o sorprenderlos, se trata de producir experiencias enriquecedoras que toquen sus fibras más sensibles, logrando que al término del evento salgan pensando en la marca, ya que ese es nuestro principal objetivo.
Bajo ese enfoque, armar una estrategia correcta es el primer gran paso para lograr estos resultados. Esta -como vimos en un artículo anterior- debe considerar el público al que nos dirigimos, definir los mensajes y alinear los contenidos. Pero debemos tener en cuenta, ese es solo el principio.
TOMA NOTA
Cada minuto transcurrido, incluso desde el registro o ingreso, es una oportunidad única para potenciar las herramientas que hemos desplegado para conectar a las marcas con sus clientes. Me atrevería a decir que la experiencia empieza desde el estacionamiento, la primera imagen del acceso al recinto, las facilidades del registro, entre otros aspectos. Tomen nota de que todo alimenta la experiencia del público convocado y, por lo tanto, refuerza el posicionamiento de la marca con sus clientes.
¿CÓMO LOGRARLO?
Muchos expertos han compartido su punto de vista sobre cómo sacarle mejor provecho a la relación que se da entre el público y las marcas durante un evento. Pero, por mi experiencia en este rubro, puedo decirles que la transformación digital, con el uso de plataformas tecnológicas, ha potenciado el sector de cuatro formas.
- Que todos puedan ver
Hacer un streaming o publicar videos en tiempo real es una vía sencilla de difundir cómo la marca estrecha la relación con su público, incluso aquel que no asiste al evento. Esto tiene especial impacto en los públicos más jóvenes, quienes “viralizarán” el contenido del evento que están viviendo, si realmente es bueno.
- Que todos estén conectados
Parece no ser tan importante, pero si algo que muchos asistentes hacen al llegar a un evento es preguntar o ver si hay redes Wi Fi disponibles. Es bastante probable que el público se incomode con la falta de algo tan básico como una buena receptividad de internet móvil dentro un recinto, sobre todo si nuestro evento propone tal conectividad.
- Que todos interactúen
Un aspecto muy significativo para potenciar la relación entre la marca y el público es la interacción. Siempre y cuando la categoría de la marca lo amerite, ¿por qué no interactuar con el público en el marco un evento? Desde concursos hasta la creación de hashtag para alguna red específica como Instagram, la interacción en un evento asegura que los asistentes experimenten los atributos de la marca.
- Que todo pueda medirse
El mejor aporte de un evento para las marcas es la información que se puede recoger de sus públicos. Por ello, la creatividad puesta sobre las actividades consideradas en un evento debe estar pensadas para poder ser medidas. Las herramientas digitales no solo nos van a servir para brindar mejores experiencias, sino también para potenciar lo siguiente que hagamos. El uso de analítica será clave para aprovechar esa información.
Podríamos ampliar las respuestas sobre el tema, y nos faltaría espacio. Sin embargo, hacerlas tangibles y útiles para la relación marca-público es uno de los principales aportes que Classis ofrece a sus clientes.
