Lima vivió la experiencia OVUM 2019
El ambiente perfecto para los negocios. Así calificaron decenas de participantes a las tres jornadas del XXVI Congreso Latinoamericano de Avicultura OVUM 2019, quienes quedaron satisfechos con las soluciones pensadas en el usuario que estuvieron disponibles en el megaevento, que congregó a más de 6.000 personas de la región, Estados Unidos, Asia y Europa, en un espacio de 50.000 m2. Briseida Cóndor, CEO de Classis Corp, comparte las claves que le permitieron al OVUM 2019 superar las expectativas de organizadores, speakers, firmas expositoras y asistentes.
4 FACTORES DE ÉXITO
- El diseño orgánico, intuitivo y equidistante, con un enfoque UX, para que el recorrido hacia los diferentes espacios fluya con naturalidad.
- Una ubicación frente al Océano Pacífico, que motivó a que los líderes de la industria avícola mundial muestren su entusiasmo y decidan participar en este evento.
- La ampliación de los servicios durante el congreso respecto a las versiones realizadas en años anteriores, con salas y recintos para la innovación y un comedor para atender a más de 4.000 personas de forma simultánea.
- La estupenda calificación de los speakers, los contenidos científicos del congreso, la inclusión de áreas para el desarrollo del Startup Conector y una Hackathon.
EXPERIENCIA COMO EJE
Un recorrido por las instalaciones del evento permitió confirmar las bondades que brindó el OVUM 2019 a sus asistentes. Las amplias áreas de acreditación, con personal que hizo uso de tecnología de punta para certificar las identidades rápidamente, estaban secundadas por un pasadizo que terminaba en el corazón el evento: la plaza central, coronada por pantallas Led, donde se mostraba información de las conferencias científicas que se desarrollaron en las cinco salas.
Este vestíbulo conectaba a los tres anillos concéntricos, en los que estaban ubicados los 600 stands de las 260 compañías expositoras. Estos pasadizos se dirigían de manera equidistante a las salas y el amplio comedor. El recorrido, corto, inclusivo y de fácil acceso para personas con discapacidad, era la principal característica que resaltaba a la vista, generando comentarios positivos de parte de los asistentes.
La tecnología fue clave para potenciar la experiencia. Gracias a una aplicación, creada especialmente para el OVUM 2019, los asistentes pudieron seguir de cerca el programa del congreso, comunicarse con las empresas expositoras e interactuar con otros participantes. “Hemos registrado a más de 6.000 personas, casi 50% más del aforo inicial estimado”, confirma la CEO de Classis Corp, empresa responsable de diseñar y producir este concepto innovador e integral, y que estuvo a cargo del desarrollo de soluciones pensadas en el usuario. ¡Fue todo un éxito!
OVUM 2019, un megaevento de clase mundial
Los megaeventos no solo se definen así por congregar a miles de personas. Tampoco se llaman de esa forma por el uso de tecnología de punta ni por utilizar un magnífico espacio en la ciudad. Se califican como megaeventos principalmente aquellos que poseen estándares globales, ya que se desarrollan a solicitud de gremios privados con convocatoria mundial, así como entidades del Estado con capacidad de invitar a representantes de otros gobiernos. Ese es el caso del XXVI Congreso Latinoamericano de Avicultura, organizado este 2019 por la Asociación Peruana de Avicultura (APA). Hace casi dos años, Classis Corp se sumó a la APA para que el Perú califique como sede, con OVUM 2019 como concepto, una propuesta innovadora y disruptiva, transformando el tradicional evento bajo criterios de integración y hospitalidad. Hoy, a pocos días de desarrollarse este megaevento, que será del 9 al 11 de octubre, repasamos los principales retos que enfrentaron los organizadores.
Este año se espera la llegada de más de 5.000 participantes de diferentes latitudes, quienes entrarán en contacto con 260 empresas expositoras, que compartirán los últimos avances y tendencias en servicios para la industria avícola. Por otro lado, el OVUM 2019 presentará a 95 speakers de talla mundial, como Ken Hughes (Irlanda), Isha Datar (USA) y Taddy Hall (USA), reconocidos gurúes de este sector. “Es un buen ejemplo de organización integral, ya que contempla la implementación logística, el desarrollo de contenido científico y la realización de actividades sociales”, comenta Briseida Cóndor, CEO de Classis, empresa a cargo de la gestión y operación logística del evento, desde la inauguración hasta la ceremonia de clausura.
SIMETRÍA Y HOSPITALITY
Respecto del diseño, Ricardo Gómez de la Torre, Director Creativo de Classis, explica que se ha configurado un eje central, en forma de plaza, que estará lleno de pantallas Led con información de los expositores y contenidos relevantes, desde donde partirán en forma equidistante 3 anillos que conforman el área ferial. Al final de cada pasadizo, el participante podrá recorrer la misma distancia para acceder a cualquiera de las cinco salas de contenidos, el patio de comidas, el ‘foyer’ o la zona de registro. La sala plenaria, donde se llevarán a cabo las principales exposiciones, tiene capacidad para 1.800 personas. Las salas más pequeñas, destinadas a las charlas, tienen capacidad para 500 personas, y serán complementadas con streaming. Adicionalmente se contará con espacios para actividades como el Startup Conector, en el que empresas del ecosistema digital compartirán sus herramientas tecnológicas para la industria avícola; o la Hackathon, donde jóvenes talentosos desarrollarán durante tres días soluciones de tecnología para el sector.
IDENTIDAD Y VISIÓN
“Cada sala posee nombres relacionados con nuestra historia, como Machu Picchu, Paracas, Caral, Chavín y Nazca, y lleva una identidad gráfica y audiovisual que expresa la cultura peruana”, comentó Briseida Cóndor. A decir de ella, a diferencia de otros congresos latinoamericanos de avicultura, esta es la primera vez que se traza un concepto integral, ya que se hizo pensando en las necesidades del evento, y no del espacio. Son más de 70.000 mt2, pero, gracias a la equidistancia con la que se definió el trazo, las personas tendran acceso a todos los servicios y experiencias que ofrece el proyecto.
Por otro lado, pensando en ser un evento inclusivo, se establecieron rampas de acceso para personas en situación de discapacidad y servicios diseñados para atender sus necesidades, de tal manera que todos puedan acceder y disfrutar del evento. Pensar en todos estos detalles requirió del trabajo de más de 30 personas en un inicio, que trabajaron desde hace casi dos años conceptualizando cada detalle. Hoy, el resultado se respira a cada paso. Mención especial merece la participacion del equipo de voluntarios, de distintas edades, que se sumarán al esfuerzo por ofrecer una experiencia memorable.
Gracias a esta propuesta liderada por la APA, e implementada por Classis Corp, el Perú obtuvo la sede del XXVI Congreso Latinoamericano de Avicultura; declarado evento de interés nacional. Este esfuerzo ha comprometido al Estado, al sector privado y a diversas empresas, que apostaron por el reto de establecer nuevos criterios y alcances de innovación en este proyecto.
El OVUM 2019 representa la forma en la que compartiremos con la comunidad avícola internacional las fortalezas de la industria de eventos en el Perú.
3 claves para organizar megaeventos
Briseida Cóndor Villanueva
CEO Classiscorp
Un megaevento es un acontecimiento cuyo impacto traspasa las fronteras, convocando la atención de los asistentes, pero provocando al mismo tiempo una repercusión a nivel regional o global. El Perú ha sido sede de muchos, empezando por el más reciente: los Juegos Panamericanos y Parapanamericanos Lima 2019. Nosotros, desde Classis, los conocemos muy bien, después de haber participado en megaeventos como las Reuniones Anuales de las Juntas de Gobernadores del Grupo del Banco Mundial (GBM) y del Fondo Monetario Internacional (FMI) del 2015, el Foro de Cooperación Económica Asia-Pacífico (APEC) del 2016, la 130ª Sesión del Comité Olímpico Internacional del 2017, el Rally Dakar del 2018, y la VIII Cumbre de las Américas del 2018, entre otros.
Como debe ser, la principal característica de los megaeventos es que estos llegan a congregar la presencia de participantes de múltiples nacionalidades, acostumbrados a una atención y cuidados de estándares de primer mundo. No es para menos: los speakers, por lo general, son representantes de países, de gobiernos e instituciones globales. Bajo ese enfoque, ¿qué deben hacer las empresas de organización de eventos empresariales para estar a la altura de este desafío? Para responder esta pregunta comparto tres ejes que hemos identificado desde Classis a partir de nuestra experiencia.
- Planificación
El punto de partida de cualquier evento es la planificación. Pero, en el caso de los megaeventos, existen tantos aspectos por cubrir, desde el número de personas que se atenderán, hasta la tecnología y la infraestructura que soportarán todas nuestras acciones, que no se nos puede escapar ni un solo detalle. En este punto debemos considerar algunos temas que serán determinantes para el éxito o fracaso: el presupuesto, el cronograma, los proveedores correctos y las actividades que se llevarán a cabo.
- Concepto
El segundo pilar es el concepto. Aquí hablamos del desarrollo de una identidad gráfica coherente con los objetivos del megaevento, que exprese y respire el motivo sobre el cual se desarrollarán las experiencias de los asistentes. Por esa razón no se trata solo de ‘brandear’ los diferentes espacios con el logo o los colores de las organizaciones que convocan el megaevento, es crear un contenido que llegue a ser inolvidable para los asistentes por su valor y significado.
- Hospitality
Este concepto va más allá de crear experiencias únicas e inolvidables a los asistentes: es poder ofrecerles a los organizadores del evento soluciones 360º para sus clientes/participantes, ocupándonos de sus necesidades desde que llegan hasta que se retiran, con un enfoque UX (User Experiencie), para que la relación entre el megaevento y los asistentes se fortalezca en cada interacción, enriqueciendo su experiencia con cada minuto que pasan en el recinto.
Es verdad que muchos de los requerimientos técnicos y procesos están estandarizados y homologados por las mismas organizaciones, que desarrollan estas acciones en otros países desde hace muchos años. Sin embargo, las empresas de eventos corporativos elegidas poseen el reto de imprimir su propio sello, aportando aquellos conceptos que marcarán la diferencia durante la realización del megaevento. Es un desafío enorme que conocemos bastante bien, pero son muchas las ventajas que podemos aprovechar, tomando mano de nuestra riqueza cultural, la gastronomía y sobre todo la calidez que identifica a los peruanos.
No lo olvidemos: un megaevento es más que un acontecimiento único. Permanecerá en el recuerdo de las personas que lo viven localmente, pero posee la gran responsabilidad de generar un impacto a nivel mundial.
Confirmado: los megaeventos mundiales ya tienen firma peruana
Briseida Cóndor Villanueva
CEO Classiscorp
Desde la cumbre de la APEC, realizada en el año 2008, hasta los Panamericanos y Parapanamericanos Lima 2019; el Perú ha demostrado que no tiene nada que envidiarles a otras naciones en cuanto a la organización de megaeventos. Al contrario, nuestro país ya se ha consolidado como un hub en la región.
¿En dónde radica nuestra clave del éxito? Como parte de la industria de eventos podemos dar fe de que el Perú tiene, como ases bajo la manga, una amplia oferta cultural, una tradición gastronómica única y lo principal: el trato cálido y de primer nivel de su gente. Asimismo, desde nuestra experiencia podemos afirmar que el sector ha logrado niveles mundiales en cuanto a organización y profesionalización. Contamos con una gran infraestructura para eventos de primer nivel, tal como lo demuestran el Lima Centro de Convenciones (LCC), el Parque de las Aguas y el Gran Teatro Nacional, entre otros.
A ello se agrega una creciente oferta en el segmento corporativo del sector hotelero. Las grandes cadenas hoteleras internacionales se han adaptado a la demanda de la industria de eventos, ofreciendo servicios e infraestructura de primera calidad.
Eventos realizados
Y este alto nivel se ha demostrado desde el 2014, cuando -coincidentemente- se incrementó el número de eventos de grandes proporciones realizados en nuestro país. Así, ese año se realizó la Vigésima Edición de la Conferencia de las Partes (COP por sus siglas en inglés) de la Convención Marco de las Naciones Unidas sobre el Cambio Climático, que movilizó a 12 mil personas de diversos países del mundo.
Hacia el siguiente año, en el 2015, se realizaron tres megaeventos de gran envergadura: el XIII Congreso Mundial de la Organización de las Ciudades del Patrimonio Mundial en Arequipa, el XXIII Congreso Interamericano de Ministros y Altas Autoridades de Turismo de la OEA, y las Juntas de Gobernadores del Grupo del Banco Mundial y del Fondo Monetario Internacional. A esta última vinieron 11 mil visitantes y mil periodistas. Y en el 2016, nuestro país nuevamente fue anfitrión de la APEC.
Experiencia probada
La organización de eventos corporativos y congresos internacionales posteriores logró estándares de calidad global. Basta mencionar que en los tres últimos años se han realizado más de 11 megaeventos, tales como la visita del Papa Francisco, las ediciones del Rally Dakar, la Octava Edición de la Cumbre de las Américas, la 130a Sesión del Comité Olímpico Internacional o, recientemente, los Juegos Panamericanos y Parapanamericanos Lima 2019.
Y se vienen más. Por ejemplo, ya se anunció la postulación del Perú para el Mundial de Fútbol Sub 20 del 2021, en donde competirá con Brasil e Indonesia. La decisión final se tomará el 24 de octubre y estamos seguros de que, si somos elegidos, estaremos dando la talla con una organización de primer nivel.
Como Classis tuvimos el honor de participar en algunos de los eventos mencionados, así como también fuimos partícipes en tres ediciones de la Fería Internacional Perú Moda, y dos del Rally Dakar. Asimismo, durante octubre y noviembre de este año estaremos encargados del desarrollo de dos megaeventos que nos colocarán en la vitrina mundial: el XXVI Congreso Latinoamericano de Avicultura (OVUM 2019), que reunirá a 5 mil personas de la región e invitados internacionales de Europa, Asia y Norteamerica, y el III Congreso de Áreas Protegidas de Latinoamérica y el Caribe, que tiene prevista la participación de 2.500 invitados de diferentes países.
Como profesionales y peruanos, nos sentimos orgullosos de participar en la organización de estos eventos, donde seremos capaces de demostrar una vez más el nivel de profesionalismo de la industria que conformamos.
